Microsoft tiene muchos de los servicios de productividad más interesantes para cualquier empresa y muchos no dudan en contratar sus servicios para tener lo mejor de lo mejor cuando se trata de trabajar. Uno de los elementos que a día de hoy es imprescindible saber manejar es la nube y pese a la creencia generalizada de que simplemente es un espacio remoto donde guardar datos nosotros tenemos a dar las claves para dominar Google Drive como un profesional.
Nuestra recomendación es que consideres la utilización de este sistema como uno de los más interesantes para guardar tus archivos con los que vas a trabajar en remoto o incluso de manera colaborativa, aunque esto te vamos a ver más adelante.
OneDrive, una opción más que interesante para trabajar
Una de las cosas que Internet nos ha aportado a los usuarios es un lugar para trabajar desde cualquier parte del mundo. Es innegable que su aportación al mundo de la productividad es enorme y prueba de ello es que a día de hoy no hay usuario que se precie que le recorra algún sistema online para realizar su trabajo ya sea a nivel de servicio o de herramientas.
En este último grupo tenemos que hablar de OneDrive, el servicio de la nube de Microsoft que ayuda a todos los usuarios a mantener sus archivos seguros en la nube y a trabajar con ellos de manera remota gracias a la utilización de su software online gratuito. Pero de esto te vamos a hablar más adelante ya que hoy te vamos a enseñar a dominarlo como un verdadero profesional con los mejores trucos y consejos que te podemos dar.
Instala la aplicación
Una de las cosas que la mayoría de los usuarios subestiman de OneDrive es su aplicación de escritorio. Te puede parecer contraproducente eso de instalar una aplicación de un servicio en la nube, pero tiene mucho más sentido de lo que imaginas por el mero hecho de que puedes compartir contenido local directamente en la nube y trabajar con él si así lo deseas.
Esto tiene una serie de beneficios realmente interesantes empezando por la posibilidad de utilizar el software local para hacer las modificaciones en un archivo que también quieres guardar y compartir en la nube. Además, también tienes la opción de realizar copias en tu ordenador directamente sin tener que descargarlo absolutamente nada, simplemente esperar a que los archivos se sincronicen para obtener los últimos datos que han hecho tus amigos en el caso de tener algún documento colaborativo.
Esta también va para todos aquellos que quieren utilizar la versión para smartphone la cual es realmente interesante sobre todo cuando se trata de previsualizar documentos si es que no los quieres editar e incluso compartir.
Múltiples formas de compartir un archivo
Otra de las características más profesionales que tiene OneDrive casi te la dejamos en el apartado anterior, pero merece la pena echar un vistazo a todas las opciones que tienes para compartir un archivo online. Además de la aplicación y la versión de navegador, el servicio de la nube de Microsoft ofrece diferentes opciones para compartir archivos directamente con otros usuarios.
Para empezar puedes hacer que otras personas entren a formar parte de la edición del archivo en apenas unos cuantos clics y utilizando la opción de invitar a nuevos usuarios. Esto también funciona con las carpetas que en ocasiones es el mejor método para que una o varias personas de un equipo de trabajo puedan subir contenido a la nube siempre respetando el máximo permitido o contratado.
Otras opciones que tienes disponibles para compartir cualquier elemento es la función de compartir un archivo con un enlace o vínculo algo que incluso se hace mucho más rápido desde la versión para smartphone desde la que además también puedes enviarlo mediante un correo por Outlook.
OneDrive te servirá para compartir archivos adjuntos
Una de las características más interesantes para todos aquellos que intercambian correos de manera constante es la posibilidad de añadir archivos adjuntos a estos correos. Sin embargo, con la llegada de la nube Microsoft ofrece a los usuarios dos opciones: el clásico corre adjunto que puede pesar apenas 15 mb o, por el contrario, subir en archivo a la nube y generar un permiso de manera automática para que el destinatario pueda abrirlos sin necesidad de descargarlos directamente en su ordenador si simplemente necesita una previsualización de estos.
Así ahorras espacio en tu almacenamiento remoto y también haces mucho más eficiente el envío de correos electrónicos tanto a compañeros de trabajo como clientes.
Sistema OCR integrado
Una de las características más interesantes de las diferentes impresoras es la presencia de la función OCR. Para que no la conozca un escáner es capaz de leer una imagen y transferirla como tal a tu ordenador, pero con esta función es capaz de reconocer el texto que contiene y pasarlo a un archivo legible para copiarlo y procesarlo de manera independiente al de la imagen.
Esto mismo también lo consigue OneDrive ya que dispone de la misma tecnología con la que puedes subir una imagen y captar simplemente el texto de esta para copiarlo y pegarlo en un documento en el que lo necesites.
Además, también puedes utilizar Google Lens directamente desde la aplicación, lo que te permitirá hacer escaneos con el móvil y subirlos directamente a la nube con buena calidad si son pocos los documentos que tienes que escanear.
Tus archivos multimedia a salvo
Otra de las características que también ayudan y mucho gracias a one drive es que esta pueda hacer una copia de seguridad del de las fotos de tu ordenador siempre y cuando elijas la carpeta de las imágenes para hacer una copia de seguridad o incluso de tu teléfono móvil si así lo requieres.
Pero aún hay más, ya que los usuarios que utilizan la Game bar o incluso juegan desde su sistema Xbox tendrán la posibilidad de recuperar todos sus archivos directamente de la nube cuando los hayan generado gracias a su sistema de toma de fotos o grabación de vídeo. De esta manera, enseñar tus imágenes, amigos y familiares será mucho más rápido.
