Los archivos PDF están por todas partes en el lugar de trabajo, almacenando todo, desde facturas hasta informes, pero dejándote sin posibilidad de editar nada (a menos que cuentes con los conocimientos necesarios). Por este motivo, trabajar con la información que contienen, a veces, puede convertirse en toda una odisea.
Sí, son documentos excelentes para compartir información, pero no para editarla ni analizarla. Para trabajar con estos datos, especialmente en Excel, es necesario extraerlos, y eso suele ser más fácil de decir que de hacer, ya que alterar un documento PDF puede darte muchos quebraderos de cabeza, sobre todo si quieres trabajar con varios al mismo tiempo.
Por suerte, podemos ayudarnos de la propia suite de Office, con Microsoft Word, para facilitarnos el trabajo, además de usar alguna de las herramientas gratuitas con opciones de automatización que podemos encontrar en la red para ayudarnos en nuestro cometido.
Formas de extraer datos de un PDF a Excel
Estas son las mejores formas de sacar las tablas de un PDF para ponerlas en Excel o en cualquier otro programa informático.
Copiar y pegar
El método más básico para extraer datos de un archivo PDF a Excel es simplemente copiar y pegar. Esto consiste en abrir el archivo, seleccionar el texto relevante y copiarlo y pegarlo en una hoja de Excel. Por lo general, es la mejor opción si solo tienes unos pocos archivos PDF. Pero si tienes miles, es muy probable que se produzcan errores de entrada de datos y te lleve mucho tiempo. Además, es un proceso extremadamente tedioso.
Copiar y pegar datos funciona bien en la mayoría de los casos, pero a veces no da los resultados deseados. Por ejemplo, es casi imposible copiar y pegar correctamente una tabla completa, incluyendo su estructura y datos, de un PDF a Excel. En ese caso, primero hay que abrir el archivo PDF en Word y luego copiarlo y pegarlo en Excel. Lo único que necesitas es Microsoft Word 2013 o una versión más reciente.
- Abre el archivo PDF utilizando Microsoft Word.
- Copie el contenido del archivo de Microsoft Word.
- Pégalo en una hoja de cálculo de Excel.
Lo malo es que este sistema solo vale para tablas simples, que no tengan demasiados elementos complejos, como espaciado entre celdas o caracteres especiales. Además, no es posible extraer datos de varios archivos al mismo tiempo y, ya es necesario abrir cada archivo PDF uno por uno.
Convertidores de PDF
Si necesitas extraer datos de archivos PDF a Excel con frecuencia, usar un convertidor de PDF es una buena opción. EN la red hay muchos que ni siquiera precisan de un registro, entre los cuales te recomendamos estos:
- iLovePDF: Probablemente la herramienta online más utilizada para trabajar con documentos PDF y extraer textos, tablas y otros datos.
- Cometdocs: Una sencilla extensión para Chrome con la que automatizar la extracción de datos de cualquier PDF.
- Able2Extract: Sencillo convertidor de PDF con prueba gratuita.
- PDFelement: Herramienta que puedes descargar en tu equipo para proceder a pasar tus datos del PDF a un Excel.
El proceso es muy sencillo en casi todos ellos, siendo prácticamente igual en lo diferentes casos:
- Elige el archivo PDF que deseas convertir.
- Cárgalo en el conversor de PDF.
- Haz clic en el botón «Convertir».
- Elige el formato de salida.
Con algunos conversores de PDF, incluso puedes editar directamente texto e imágenes en un archivo PDF y luego exportarlos a una hoja de Excel.
