El avance de la electrónica ha permitido a los usuarios conseguir un nivel de comodidad sin precedentes a la hora de realizar diferentes trabajos, especialmente los de oficina. Con el paso de los años las herramientas se han vuelto más que sofisticadas, hasta el punto en el que solo necesitas unas aplicaciones para organizar tus reuniones allá donde estés.
Y es que tanto para los negocios como para las sesiones de control, es importante tener en cuenta una serie de herramientas con las que puedes tanto comunicarte con otras personas como hacerles ver los últimos avances del trabajo que estás realizado.
Qué tipos de apps necesitas para organizar una reunión
En primer lugar, vamos a dar por sentado que tienes todo el hardware que necesitas para tu reunión. Tu ordenador está a punto, se te ve y se te oye bien gracias a un micrófono y una webcam o simplemente tienes todo lo que necesitas para que la sala de reuniones esté equipada para que todo el mundo pueda asistir correctamente a la reunión.
En segundo lugar, tenemos que informarte de los tipos de aplicaciones que debes tener en cuenta para que todo el proceso sea rápido y fiable en todos los sentidos. Por eso podemos diferenciar entre varios grupos que son:
- Comunicaciones: evidentemente, tienes que contactar con personas más allá de la sala en la que estás y para eso estas aplicaciones son muy importantes. Te acercarán al resto de usuarios, ya sean de tu propia compañía como externos.
- Ofimática: no pueden faltar esas aplicaciones con las que puedes mostrar todo tipo de información a los asistentes. Gracias a aplicaciones con diapositivas u hojas de cálculo tendrás todos los datos a mano para que la reunión sea lo más clara y visual posible.
- Organización: claramente imprescindibles. Puede que más de uno las confunda con las ofimáticas, pero su cometido es otro bien distinto. De hecho, están más cerca de las de comunicación, ya que algunas de ellas permiten agendar una reunión y tener en consideración las opiniones del resto de participantes.
Con estos grupos ya presentados solo falta echar un vistazo a las diferentes propuestas que hay en el mercado y que te ayudarán a que la reunión vaya genial, al menos a nivel técnico.
Las mejores apps para organizar reuniones
Una vez tenemos claro los puntos anteriores, es el momento de echar un vistazo a las herramientas. Sin más rodeos, empezamos:
Microsoft Teams
Probablemente una de las herramientas de comunicación más importantes de los últimos tiempos. Es especialmente útil cuando se trata de reunirse con todos los miembros de un mismo equipo de una empresa ya que todos tienen un perfil empresarial en ella y pueden conectarse con suma facilidad por no hablar de que pueden crear diferentes grupos con los que hablar constantemente entre los propios trabajadores.
Zoom
Al igual que Teams, Zoom es una de las mejores opciones cuando se trata de comunicarse con muchas personas. Y es que la app no solo se ha postulado como una buena opción a nivel de seguridad, también ofrece una opción de aglutinar a decenas de seguidores sin comprometer a la estabilidad de la señal de origen para todos los conectados.
Outlook
Sin duda, una de las herramientas más versátiles de Microsoft. Por un lado, tienes un sistema de mensajería por correo electrónico, unido a un calendario donde puedes ver todas y cada una de las citas que tienes pendientes en el día de hoy. Por eso se puede considerar como una de las aplicaciones para organizar reuniones más completas, por no hablar de que tiene conexión directa con Teams e incluso Skype para saltar del aviso del inicio de la reunión a la sala donde todo el mundo se va a conectar.
Gmail
Tampoco podemos dejar de lado la opción de Google. Esta funciona de manera similar a Outlook, aunque también cuenta con la combinación de servicios de a compañía de Mountain View conectados entre sí. Y es que desde Gmail puedes agendar y dar un sí a una reunión que te acaban de proponer, por no hablar de que gracias a Meet puedes mantener conversaciones en el momento o conectarte a una sala donde tendrás acceso directo a todas las opciones de comunicación con el resto de integrantes.
Canva
Una de las mejores opciones actualmente para hacer todo tipo de presentaciones vistosas y frescas es Canva. Se trata de una herramienta online que rivaliza y mucho con PowerPoint por todos los recursos gráficos de que dispone. Sin duda es una aplicación desde la que puedes tanto crear como reproducir presentaciones de dispositivas con gran número de recursos para que la reunión sea un éxito a nivel visual.
