El mundo del comercio y de la empresa ha cambiado mucho en los últimos años sobre todo gracias a la digitalización de muchos de los procesos que anteriormente se llevaban simplemente en un papel donde aparecía reflejado el coste de un servicio. Por suerte especialmente para todos esos departamentos contables en la tecnología ha acudido en su ayuda gracias a los ordenadores y los nuevos métodos de introducción de datos para generar bases de datos de clientes además de escribir facturas de manera digital aunque como siempre siempre viene bien tenerlas a mano. Pero los tiempos que corren veremos un nuevo avance que tiene como objetivo el envío de las facturas electrónicas a las que debes acostumbrarte de cara al futuro.
Este nuevo sistema no solamente te ayudará a generar una hoja con los costes que le ha supuesto a la empresa la compra de tus productos o la prestación de tus servicios.
Qué es una factura electrónica
Estamos en un momento en el que el mundo digital ha ganado mucho peso frente a todo lo analógico. Un ejemplo claro es la llegada de los ordenadores a todos los departamentos de una compañía, los cuales han agilizado mucho el procedimiento de registro de datos y la productividad de sus usuarios.
En nuestro país la digitalización de los diferentes puestos de trabajo está casi garantizada para todos aquellos que durante estos años han solicitado el Kit Digital, aunque puede que muchos autónomos presten mucha atención a partir de ahora a un punto importante que tiene que ver con el momento en el que emitan sus facturas.
Y es que en dos mil veintidós se aprobó la Ley Crea y Crece con el fin de favorecer la utilización de un nuevo sistema de facturación para todas las empresas que no será otra que la factura electrónica. Aunque el Ministerio de economía sigue indagando sobre cómo establecer los diferentes requisitos para la emisión de estas notas, todo parece indicar que formará parte del presente de las empresas dentro de poco.
Cómo crear una factura electrónica
Como puedes ver, el Gobierno de España está dispuesto a cambiar las normas del mundo de la empresa imponiendo la factura digital como formato válido a la hora de que una empresa o autónomo envíe las suyas a sus clientes. A día de hoy son muchos los que ya cuentan con una hoja de Excel o Word en la que simplemente tienen que poner el número de factura los datos fiscales de la persona que recibe la factura y los diferentes conceptos que van incluidos para luego enviársela por correo electrónico o incluso en papel si es que así lo requiere el cliente en su versión final.
No hay duda de que este procedimiento se ha convertido en el día a día de muchos departamentos de contabilidad, aunque puede que el día de mañana sea necesario algún paso más para que este procedimiento se ha aceptado a nivel legal.
Con este detalle tan importante en mente es importante saber cómo elaborar una factura electrónica correctamente atendiendo a los siguientes parámetros:
- El emisor de la factura debe enviarla al cliente por algún medio electrónico válido, preferiblemente un correo electrónico y además facilitar tanto la visualización, descarga e impresión de este documento
- Al ser una factura electrónica no será necesario tenerla en formato físico siempre y cuando quede registrada en alguna base de datos generada donde se vaya contabilizando
- El formato del documento emitido debe ser legible y aceptado de manera universal, por lo que aquellos que se deben tener una extensión como PDF, JPG, TXT o XML, además de los típicos de Microsoft 365
- La factura electrónica no solamente debe llevar la firma del emisor en caso de que se haya digitalizado, sino que también es preferible que incluya una firma electrónica avanzada mediante un medio aprobado por la Agencia Estatal de Administración Tributaria.
- La factura debe contener diferentes campos, de los cuales serán obligatorios el nombre de serie la fecha de expedición nombre y apellidos o razón social del destinatario número de identificación fiscal el domicilio descripción de las operaciones el tipo impositivo de IVA y del recargo de equivalencia el IRPF retenido el importe a pagar y la fecha en la que se haya efectuado las operaciones.
Que necesito para generar una factura electrónica
Ahora que ya tienes claro que la factura electrónica puede convertirse en el estándar del futuro, puede que pienses que aprender algo de informática si es que a día de hoy no sabes sea más que necesario. Si tu caso es de los más avanzados y ya tienes conocimientos, lo único que necesitas saber es qué tipo de programas necesitas para crear las tuyas
Edición de documentos
Son muchos los programas que puedes obtener de manera gratuita en Internet o incluso previo pago de su suscripción para generar tus propios archivos. Nuestra recomendación es que confíes en los sistemas más confiables, como puede ser Microsoft 365, ya que en su paquete ofimático contiene la tríada de programas más conocida a nivel de productividad, que son Word, Excel y PowerPoint. Concretamente, los dos primeros te permitirán generar una factura electrónica legible siempre y cuando generes tus propias plantillas. Además, no solamente podrás generarlas, sino también leerlas cuando te las manden.
Adobe Reader
Aunque no es necesario que tengas un programa de la compañía de Adobe para crear tus facturas electrónicas sí que es cierto que necesitarás su programa Adobe Reader para ver el contenido de las facturas que te mandan en formato PDF y comprobar si tienen la firma electrónica de quien te lo mandan en su interior para así demostrar su validez.
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Autofirma
Esta aplicación la obtendrás buscando entre las diferentes soluciones de software que ofrece el Gobierno de España para que los usuarios puedan firmar los documentos con un certificado digital en vigor. Este puede estar instalado de manera digital en el propio ordenador o también puedes utilizar tu DNI electrónico para afirmarlo a través de un lector y este programa. El proceso dura unos pocos segundos y no costará absolutamente nada descargarlo ni utilizarlo.
