syntex

Microsoft Syntex, así funciona la solución para agilizar el flujo de trabajo

Todo ordenado y asegurado.

Microsoft es una de las empresas más punteras en el mundo del software y no es de extrañar que tenga en sus productos algunas de las soluciones más interesantes para empresas y particulares. Puede que tengas en mente algunos de sus productos estrella, pero la compañía tiene en su catálogo muchas soluciones extraordinarias para cubrir las diferentes necesidades de una empresa. Una de ellas es Syntex, la cual es de gran ayuda cuando se trata de mejorar el flujo de trabajo y organizar correctamente el almacenamiento de datos.

La compañía está en un momento en el desarrollo de la inteligencia artificial muy importante y su desarrollo está aportando grandes mejoras a todos los usuarios que buscan, como es este caso, una mejor forma de organizar las ingentes cantidades de datos que se generan en el seno de una empresa.

Todos los datos de una empresa correctamente organizado

No nos cansamos de comentar lo importante que es tener todos los archivos organizados de tu ordenador. El aparato ya cuenta con diferentes carpetas donde puedes empezar a guardar datos como son Documentos, Imágenes o Descargas como son algunos de los más interesantes, pero después todo juega en función de tu criterio. Sin embargo, en un entorno laboral, hay que contar con otros sistemas de almacenamiento como pueden ser los servidores o la nube, dos sistemas en los que Microsoft ofrece un gran servicio.

Windows 11 2024 1

Por desgracia, ni todo el mundo es tan ordenado ni, aunque lo sean, nadie es capaz de tener a su disposición todos los elementos que buscan en una carpeta, por lo que el uso de un programa automático se vuelve una necesidad. Es aquí donde entra en juego uno de los servicios más importantes que la firma de Redmond ha desarrollado en los últimos años bajo el nombre de Syntex.

Su aportación al sistema de trabajo es fundamental a la hora de organizarse no solo a nivel individual, también a nivel colectivo y con independencia del departamento. Su función es la de leer e indexar el contenido generado o recibido para que quienes trabajen en el futuro con este contenido.

Cómo trabaja Syntex

Como puedes ver, Syntex es una herramienta de lo más interesante para todas esas compañías que trabajan con documentos de todo tipo día tras día. Su trabajo está en segundo plano, pero te aseguramos que su impacto está muy presente en el día a día. Vamos a darte algunas nociones para que lo entiendas mejor.

Mejora del flujo de trabajo

Como te hemos dicho, esta inteligencia artificial de Microsoft es capaz de leer e interpretar a la par que indexar los documentos con los que trabaja tu organización. Está entrega dentro de Azure y otros orígenes de Microsoft y su cometido es el de estructura del contenido para clasificarlo mucho más rápido y fácil, respetando a aquellos que deben ser protegidos con alguna etiqueta de confidencialidad.

syntex 2

Por otro lado, también se encarga de otras labores que pueden ayudar y mucho a que tu equipo trabaje con rapidez. Entre estas labores encontramos la traducción de textos a otros idiomas, la elaboración de resúmenes o incluso a crear plantillas para generar contenidos de manera automática.

Si esto le sumamos la posibilidad de procesar imágenes y contenido audiovisual, nos encontramos con una herramienta de lo más competitiva a nivel de inteligencia artificial y también de productividad.

Firma electrónica cuando lo necesites

Una de las características que todo el mundo busca cuando se trata de elaborar un documento oficial es la firma electrónica. Syntex se encarga de eso y además es capaz de utilizar otros programas dentro de sí misma para que no pierdas las posibilidades que te ofrece en su conjunto. Dicho de otra manera, podrás trabajar con aplicaciones que te ayudan a firmar documentos mientras que generas uno nuevo de Microsoft 365 totalmente revisado y firmado.

Organización como nunca antes has visto

Durante todo este artículo te hemos hablado de que esta inteligencia artificial es capaz de organizar los documentos que pasan por ella y eso se puede verificar de tres maneras. La primera es que dispone de un panel de búsqueda que cualquier usuario de la compañía puede utilizar para encontrar documentos que se asemejen a lo que está solicitando. Ten en cuenta que estás escribiendo a una guía y cualquier cosa que escribas no solamente le ayudará a interpretar lo que necesitas, sino también a buscar entre todos los documentos que hay en la organización y que se asemejen a la que tú necesitas tanto a nivel de plantillas como de encontrar algún documento concreto.

Por otro lado como ya ocurre en otros sistemas de procesamiento de texto, puedes agregar anotaciones que también forman parte de los datos del documento y que la guía se ha acabado de buscar, aunque puede que lo más interesante sea el sistema de reglas de contenido.

Syntex te ayudará a crear reglas simples y que desencadenen diferentes acciones en función a lo que tenga asignado. Por ejemplo, puedes elegir que según el contenido del documento vaya a una librería o directorio concreto, del mismo modo que puedes utilizar Outlook para mover los correos entrantes a una carpeta diferente según lleguen.

Ayudas a nivel de seguridad

Syntex funciona como un dispositivo que sabe dónde está cada cosa y eso también ayuda y mucho cuando se trata de restaurar un sistema o realizar copias de seguridad. El mismo se encarga de crear estas copias para que en el momento en que los necesites puedes recurrir a ella desde la Microsoft Cloud.

imagen de windows 11

Eso también surgirá otro sistema de almacenamiento que puede ser de mucha ayuda como es el almacenamiento por niveles. Esto tiene mucho que ver con los sistemas de reglas de los que te hablábamos antes ya que permite mover contenido a zonas que sean más o menos críticas en función del contenido que tengan en su interior. De esta manera, la nube no solamente es más segura, sino que también gozarás de la tranquilidad de que con unos buenos parámetros todos los documentos relacionados con más o menos repercusión o importancia para la empresa están a buen recaudo. 

Como puedes ver Microsoft ha creado una inteligencia artificial que literalmente trabaja por ti en un segundo plano y que es capaz de ayudarte en el día a día en una labor tan básica y tan necesaria como es la organización de los archivos dentro de tu compañía. Solo te queda registrarte dentro de la compañía para empezar a utilizarla y solicitar ayuda si lo necesitas.

Total
0
Shares
Prev
Android Auto se prepara para recibir reproductores multimedia y hasta juegos
imagen de un coche con android auto

Android Auto se prepara para recibir reproductores multimedia y hasta juegos

Cualquier coche actual debe contar entre sus características con un sistema de

Next
Cómo se adapta el Kit Digital a las tendencias de los autónomos y PYMES
lenovo lifestyle

Cómo se adapta el Kit Digital a las tendencias de los autónomos y PYMES

Piensa en el futuro

You May Also Like