El email llegó a las oficinas para reemplazar otras formas de comunicación asíncronas como son las cartas de papel o el fax. Su bajo bajo coste y la inmediatez consiguieron hacerle un hueco en todas las oficinas, tanto que se calcula que un trabajador medio envía 11.680 emails al año. Para un 42% de estos trabajadores, el email es una herramienta crítica o esencial para hacer su trabajo. Pero esto parece que va a cambiar.
No es que el email haya dejado de ser funcional, incluso podemos afirmar que el email consigue generar muchas ventas para las empresas, pero existe un grupo de gente, los jóvenes de menos de 30 años, que no tienen integrado el email en su vida. No usan el email y no lo encuentran útil. Prefieren otras formas de comunicación.
Los adolescentes no usan email
Los jóvenes viven en un mundo en el que la inmediatez es lo más importante, tanto que un medio de comunicación asíncrono no tiene sentido para ellos y lo han sustituido por las redes sociales y los chats, entre los que destaca el uso de WhatsApp en España. WhatsApp es la herramienta preferida de los adolescentes, el 76% de ellos lo utiliza para comunicarse habitualmente, mientras que el mismo móvil que utilizan para comunicarse vía chat, casi nunca es utilizado para realizar llamadas telefónicas.
Al parecer sólo un 11% de los adolescentes lee su correo electrónico, y su uso se reduce cada día más, porque según ellos es un medio de comunicación de gente mayor. Además de WhatsApp utilizan Facebook y su messenger, Twitter, Instagram o incluso Snapchat, donde la inmediatez y lo visual marcan una forma de comunicarse que poco tiene que ver con el email. Estamos hablando de jóvenes multipantalla e hiperconectados, por lo que es más complicado conseguir su atención, hay que luchar más, y obviamente el mail no es suficiente.
Se espera que cuando esta generación de futuros trabajadores llegue a la edad laboral, esto marcará el declive de una forma de comunicación que está en un punto álgido de uso. Aunque ya hay muchos que creen que en las empresas se está dedicando demasiado tiempo a leer y redactar emails, un tiempo que podría dedicarse a hacer cosas más productivas.
Enganchados al email en el trabajo
Es más, hay quien asegura que estamos enganchados a esta forma de comunicación y que comprobamos con demasiada frecuencia si ha llegado algún email a nuestra bandeja de entrada. Se trata de una interrupción del trabajo que reduce nuestra productividad y que no mejora la comunicación, pero también hay que entender que un chat tendría el mismo efecto.
La situación de abuso de las comunicaciones por mail en el trabajo ha llegado a tales extremos que incluso se está empezando a legislar. Hace unos meses que Francia aprobó una medida que prohibía enviar mails de trabajo fuera del horario laboral, otorgándole a los trabajadores la posibilidad de ignorar los mensajes, por más urgentes que parezcan, hasta la hora de volver a la oficina.
De todos modos el email todavía no está muerto, aún le quedan años para llegar al punto en el que deje de tener sentido utilizarlo. Al parecer un 23% de las ventas totales de las empresas se consiguen a través de email marketing y con un retorno de la inversión realmente alto, por lo que todavía es una herramienta muy potente.
Alternativas al email en la oficina
El mail no ha muerto pero ya se empiezan a ver los primeros signos de una enfermedad mortal. Necesitamos estar preparados para que su muerte no nos pille desprevenidos y tengamos otro canales igual de efectivos tanto para hacer marketing como para comunicarnos dentro y fuera de la empresa.
Hoy en día ya podemos encontrar herramientas de comunicación tipo chat como HipChat, Slack o Kato que están pensadas para mantener la comunicación de forma eficiente en equipos de trabajo. Porque en el mundo empresarial lo más importante es intuir que sucederá y estar preparado para ello.
Hoy en día, estar actualizado tecnológicamente para el mercado laboral, no es saber mucho de una tecnología en concreto, si no estar abierto y saber adaptarse al cambio.
Imagen | Esparta Palma | Garry Knight | Phil Whitehouse
