Si tienes un ordenador, una de las funciones que desempeña es la de un elemento de trabajo. Con las herramientas adecuadas, que muchas de ellas son gratuitas, puedes utilizar desde procesadores de texto pasando por hojas de cálculo hasta las diapositivas. Pero es un hecho que está de moda disponer de estas funciones dentro del ecosistema de la nube, donde puedes compartir archivos de Microsoft 365 para que más usuarios trabajen en él.
Son muchos los que apuestan por el teletrabajo y no es de extrañar que con la llegada de Internet y la nube se hayan creado más y más documentos colaborativos, lo que ha evitado la creación excesiva de versiones y la consiguiente preocupación por saber cuál de ellas es la definitiva.
Microsoft 365, la herramienta ofimática definitiva
Una de las cosas que los usuarios han alabado desde su llegada ha sido el trabajo colaborativo en la nube. Si eras estudiante en los 90 o 2000 sabrás que la única forma de hacer un trabajo era quedar los componentes de un equipo para hacerlo el mismo día (o tarde) en conjunto en el mismo ordenador. Esto afianzaba aún más las relaciones sociales, pero la comodidad y flexibilidad que aportan las herramientas como Microsoft 365 han mejorado y mucho la productividad.
Es cierto que ya no es necesario el método presencial, pero ayuda y mucho a esos equipos cuyos componentes viven en sitios diferentes y necesitan un sitio donde trabajar. Aquí es donde entran en juego un mínimo de dos aplicaciones: OneDrive, ya que es el sitio donde se almacenan los archivos con los que trabajar, y una aplicación ofimática como puede ser Excel, PowerPoint o Word, que son las más famosas.
Lo mejor de todo es que no hay fallo ni lugar para no utilizar lo más básico, ya que si tienes una cuenta de correo de Hotmail o Outlook tienes acceso a una pequeña porción de espacio en la nube de Microsoft con la que compartir archivos para trabajar con otros usuarios.
Así puedes compartir archivos para trabajar en remoto
Como te decimos, puedes trabajar con cualquier archivo colaborativo con otros miembros desde Microsoft 365. Lo mejor de todo es que puedes hacerlo desde cualquier dispositivo siempre que tengas las herramientas adecuadas. Pero lo primero que hay que tener en cuenta es qué hay que hacer para compartir el documento o archivo desde la nube. Para eso sigue los siguientes puntos:
- Enciende tu ordenador
- Abre cualquier aplicación de Microsoft 365
- Crea un nuevo documento y pulsa en el botón Compartir
- Selecciona OneDrive con la cuenta con la que te registraste
- Elige los permisos, en este caso elige que cualquiera con el enlace puede editar
- Puedes mandar un correo electrónico desde la aplicación a los contactos elegidos con el enlace
- También puedes copiar el enlace y mandarlo por una app de mensajería
Este proceso puede hacerse también con una carpeta, por lo que si tienes el enlace tendrás los permisos de esa persona para entrar y editar el archivo o archivos desde Microsoft 365.
Si nos vamos al apartado contrario, cuando recibas el mensaje puedes empezar a trabajar desde el documento que se ha dado permiso al mismo tiempo que el resto de usuarios a los que llegó el mismo correo. Ten en cuenta que verás los cambios en tiempo real que hace cada miembro del equipo, por lo que no te extrañe que la estructura del trabajo o informe cambie en pocos minutos.
Lo mejor es que sabrás en todo momento quién está dentro del documento haciendo cambios en él y verás dónde tiene el cursor para saber dónde tiene que escribir.
¿Qué ocurre si tengo que trabajar desde el móvil?
Esta es una de las cuestiones más habituales de todo usuario. Los móviles se han convertido en un elemento más de la oficina y es de lo más normal que quieras entrar en un documento cuando lo necesites. Llegados a este punto, sentimos decirte que la versión online de las apps ofimáticas de Microsoft no funcionan desde ningún navegador móvil.
Si tienes que hacer una edición desde tu teléfono te recomendamos que descargues la app ofimática de Microsoft 365 que corresponda, ya sea Excel, Word o PowerPoint. Son gratuitas y permiten editar todo tipo de documentos que han compartido contigo o que dispones de ellos en OneDrive.
