Desde que el ordenador sustituyó a la máquina de escribir en la oficina ha pasado mucho tiempo. La tecnología en la oficina ha cambiado nuestra forma de trabajar, ha mejorado notablemente la productividad de cada trabajador, haciendo que sean más eficaces, que puedan realizar más trabajo en menos tiempo. Pero este cambio no para y continua evolucionando. La oficina de hoy no se parece en casi nada a la de hace diez años, y probablemente la de dentro de diez años sea diferente a la que conocemos actualmente.
No hace tanto tiempo, en las empresas todo se llevaba a mano. La herramienta fundamental era la máquina de escribir, si teníamos que hacer una copia de un documento, se hacía con una multicopista, si teníamos la suerte de tener una. Un error significaba tener que repetir todo el documento desde el principio.
La máquina de escribir electrónica, el fax y la fotocopiadora
Antes de Internet y los primeros ordenadores, aparecieron en las empresas otros dispositivos que tuvieron gran importancia en su momento. El primero de ellos fue la máquina de escribir electrónica. La gran ventaja que tenía es que si nos equivocábamos, y nos dábamos cuenta en el momento, nos permitía corregir. Una palabra o una línea, pero era un gran avance para no tener que repetir todo desde el principio.
El fax supuso una revolución. A través de una línea de teléfono se podían enviar documentos de una oficina a otra al instante. Además teníamos un justificante de recepción correcta de dicho documento por parte del receptor. Si tenemos en cuenta que la alternativa era el correo ordinario o llevar nosotros mismos dichos documentos, podemos hacernos una idea del ahorro de tiempo que supuso. Algo similar ocurría con la fotocopiadora que nos permitía obtener múltiples copias al instante.
Los primeros ordenadores sin conexión a Internet
Los superordenadores sólo llegaron a grandes empresas y su impacto fue muy limitado. Los primeros ordenadores que llegaron a las empresas eran muy básicos en su funcionalidad. Toda la información se guardaba en discos flexibles, los disquetes, hoy ya desaparecidos. Y sin embargo, el cambio que supusieron fue brutal, porque incorporaron herramientas como el procesador de textos y la hoja de cálculo.
Esto significaba que todas las operaciones matemáticas que hasta ahora se hacían a mano, o con una calculadora en el mejor de los casos, se automatizaban. Y los documentos de texto se podían modificar tantas veces como necesitáramos. Por hacer una analogía, podríamos decir que su impacto fue similar al paso de la cámara de fotos con carrete, a la digital, donde si no nos gustaba la foto podíamos repetirla al momento.
Estos primeros ordenadores no se comunicaban entre ellos. La información iba de disquete en disquete de un ordenador a otro. Algo similar a lo que haríamos hoy en día con una memoria USB, pero con una capacidad de 1,44 MB de almacenamiento, suficiente para archivos de texto y hojas de cálculo, que por lo general ocupaban sólo unos pocos kilobites.
El correo electrónico y la conexión por módem
El correo electrónico supuso una revolución equivalente al fax, tanto a nivel de organización interna como externa. Podíamos enviar instrucciones y recibirlas, documentos adjuntos que llegaban en formato electrónico para trabajar con ellos. Y todo esto al momento. Si pensamos que la alternativa era el envío de toda la documentación a través de mensajería o correo postal, podemos hacernos una idea de la cantidad de horas de trabajo que nos ahorró esta herramienta y la mejora de las comunicaciones en las empresas.
El cliente de correo no necesita conexióna la red de forma constante para trabajar. Se conectaba y si descargaban los mensajes. Se leían, se gestionaban y respondían. Después se volvía a conectar para enviar las respuestas. Todo esto a través de las primeras líneas de comunicación con un módem de 56 kb. De esta manera sólo se producía la comunicación con la red cuando se necesitaban transmitir datos, quedando después la línea reservada a uso telefónico.
Ordenadores y comunicaciones fueron evolucionando casi de la mano. En las empresas se utilizaron mucho, aún hoy en día lo hacen, las líneas RDSI para asegurar una conexión fiable. En los hogares, la evolución del módem llegó primero con las tarifas planas y después, fundamentalmente con las primeras ADSL.
Lo que está por llegar, la desaparición de la oficina como lugar de trabajo
Actualmente la llegada de smartphones y la banda ancha móvil hace que la próxima revolución signifique la desaparición de la oficina como concepto físico. Nuestra oficina está donde nos conectamos para trabajar, sin que tampoco importe el dispositivo que utilizamos para hacerlo. La oficina se ha vuelto móvil y viene con nosotros.
Gracias al smartphone, las tablets o los portátiles, tenemos la posibilidad de estar trabajando en cualquier momento. Podemos trabajar desde nuestra casa, desde la sala de espera de un cliente con el que tenemos una cita o en la propia oficina, siempre que tengamos conexión a Internet.
A esta cuestión se une la desaparición paulatina del papel en la oficina. Cada vez se trabaja más con archivos digitales, gracias a herramientas como la factura y la firma electrónica. Documentos que antes imprimíamos sólo para firmar hoy en día se firman digitalmente.
Las videoconferencias y la telepresencia es otra de las tecnologías que se han implantado en muchas empresas por el ahorro de costes que supone. Poder montar una reunión entre distintas sedes de una empresa sin necesidad de desplazamientos no sólo es un ahorro de costes de viajes, sino también de tiempo en estos desplazamientos.
El último salto que estamos viviendo es la implantación del BYOD, Bring Your Own Device. Esto nos permtie trabajar con nuestro propio portátil personal, un tablet o un Chromebook, en la empresa. Esta es una vieja demanda de muchos trabajadores, que prefieren utilizar sus propios dispositivos, que en muchos casos son más potentes que los disponibles en la empresa. Trabajar en cualquier lado gracias a la mejora de comunicaciones, pero también con cualquier dispositivo, esa es la revolución que estamos viviendo hoy en día.
Todas estas tecnologías son ya una realidad. No tenemos que ver más que la selección de oficinas más tecnológicas que revisamos hace poco. Las empresas de nueva creación tienen más facilidad para implantar las nuevas tecnologías. En las organizaciones más veteranas, siempre cuesta más cambiar la forma de trabajar y los cambios se van haciendo de forma mucho más lenta.
Imágenes | Daniel Rehn | Mindaugas Danys | frankbeckerde
