Cuando se trata de organizar cualquier tarea, evento o algún otro escenario similar, son muchas las opciones que tenemos a nuestra disposición en forma de herramientas tecnológicas. De entre todas ellas, Excel o Access son siempre de las más utilizadas. Pero, ¿sabes que Access podría ofrecerte una gran cantidad de ventajas que puede que no estés teniendo en cuenta?
Durante los últimos años, el ecosistema de apps al que tenemos acceso los consumidores ha crecido de manera considerable. Actualmente, tenemos aplicaciones que nos pueden ayudar a realizar todo tipo de tareas, con independencia de la especialización que requieran. Sin embargo, son precisamente las apps a las que siempre hemos tenido acceso, el grupo de herramientas que pueden ayudarnos a simplificar una gran cantidad de tareas: como es el caso de Access o Excel, por ejemplo.
Estos dos programas forman parte del conjunto de Microsoft Office. Están diseñados, en un primer momento, para cubrir tareas muy diferentes entre sí. Sin embargo, en algunos casos es posible que tengamos ciertas dudas sobre las diferencias existentes. En este artículo te contamos por qué Access puede ser la mejor opción cuando se trata de organizar todo tipo de tareas y eventos, por encima de opciones como el Excel, mucho más conocidas.
Las ventajas del Access frente al Excel
Lo primero que tenemos que tener en cuenta es que el Access trabaja como un sistema de gestión de bases de datos relacional. Es decir, es capaz de mezclar diferentes fuentes de datos y ofrecernos información con el máximo nivel de detalle. Esta herramienta está diseñada específicamente para poder trabajar con grandes volúmenes de información y estructurar complejas interrelaciones entre las diferentes fuentes.
Si la aterrizamos en el ámbito de la organización de eventos, un escenario en el que se manejan múltiples variables como asistentes, agendas, ubicaciones y recursos. Access facilita la integración de estos elementos a través de su capacidad para crear y manejar relaciones complejas, asegurando la coherencia y la integridad de los datos. Por lo tanto, puede ser la mejor opción cuando se trata de trabajar en el campo de la organización de eventos.
Además, también debemos destacar otra gran ventaja de Access en nuestro día a día. Se trata de su capacidad para automatizar procesos y personalizar la experiencia del usuario mediante el uso de macros y Visual Basic. Las dos herramientas nos ayudan, como usuarios, a crear soluciones completamente personalizadas para que se puedan automatizar la entrada y gestión de datos. En base a las mismas, también es posible generar reportes y alertas específicos automáticamente. Por ejemplo, uno de los principales usos que podríamos proporcionar a esta solución es el diseño de macros para el envío automatizado de notificaciones a los participantes antes de un evento.
Por todos es sabido que los eventos, así como la organización de los mismos, requieren de la gestión correcta de una gran cantidad de escenarios complejos que debemos resolver. Con Access, podemos mejorar de manera considerable la manipulación de consultas complejas. Los usuarios pueden diseñar consultas que no solo filtren y ordenen datos, sino que también realicen cálculos complejos y creen nuevas compilaciones de datos basadas en parámetros específicos. Un aspecto muy útil en aquellas situaciones en las que resulta importante obtener información detallada y precisa, como ocurre con el control de las listas de invitados.
A tener en cuenta
Además de todo lo que hemos mencionado anteriormente, no podemos dejar de lado otras características que también tienen un gran impacto. Como, por ejemplo, la capacidad para gestionar el control de acceso y la seguridad de los datos. Excel carece de las opciones avanzadas de configuración de permisos que ofrece Access. Un aspecto que se puede traducir en un problema de seguridad, especialmente en entornos donde múltiples usuarios acceden y modifican las mismas hojas de cálculo.
En Access, los administradores pueden establecer permisos detallados a nivel de campo, registro o tabla, controlando quién puede ver o modificar la información. Un aspecto que lo convierte en una todavía mejor opción para poder exprimir a fondo el uso que nos ofrece la herramienta.
