Usar Google Sheets es sencillo aunque, como ocurre con cualquier otra hoja de cálculo, es conveniente entender sus particularidades: conocer algunos de sus básicos te ahorrará tiempo.
En una de las hojas de cálculo más usadas por la posibilidad de uso directo desde Google Drive y la comodidad de almacenarse directamente en el mismo entorno que otros documentos habituales en nuestro día a día. Pueden ser compartidas con otros usuarios en línea y es compatible con Excel, lo que facilita notablemente el intercambio.
Además del acceso desde Google Chrome, es posible usarlo como aplicación web y móvil. La organización de datos y el cálculo de operaciones complejas está a disposición de cualquiera que disponga de acceso a Google.
Usos más habituales de la hoja de cálculo de Google
Empecemos por lo más básico: crear nuestra primera hoja de cálculo. Es un proceso tan sencillo como acceder a Google Docs y pulsar el “+” para abrir un nuevo documento en blanco. También es posible seguir el mismo proceso accediendo desde nuestra unidad de Google Drive.
Que una celda se adapte al texto
En ocasiones, tenemos que colocar algún concepto que ocupa más que el tamaño inicial de la celda y somos incapaces de leerlo porque se visualiza sólo el inicio. Para que el texto se ajuste, tenemos que seleccionar las celdas en las que queremos aplicarlo, luego ir a la barra superior y seleccionar el icono de la flechita que se curva, como se muestra en la imagen.
De este modo, la celda trasladará la parte del texto que no entra hacia líneas inferiores, de modo que el alto crezca en beneficio de su visibilidad.
Sumar valores en columnas o filas
Esta es una operación muy sencilla. Para hacerla, solo tenemos que seleccionar con el ratón las celdas que queremos, irnos a la barra superior y elegir el icono que aparece en esta captura de pantalla. Luego, nos iremos a la operación matemática deseada, en este caso, la suma.
El resultado de la operación quedará reflejado en la celda inmediatamente posterior. Con las filas, el procedimiento es el mismo: seleccionamos las que queramos, y al pulsar sobre el icono correspondiente, el resultado se mostrará en la celda inmediatamente a la derecha.
También funciona el uso habitual, que probablemente conozcan los habituales de Excel. Consiste en situarse en una celda y escribir el símbolo de “=” seguido de la operación.
Si queremos operar con cifras pertenecientes a la hoja, señalaremos el número y la letra de las celdas que queremos operar, con el signo entre medias de la operación necesaria: +, -, *, /
Cómo colorear celdas
Rellenar celdas con color nos servirá para asignar categorías a distintos valores. Para ello, solo tenemos que seleccionar el bote de pintura de la barra de herramientas y elegir el color que queramos. Si queremos eliminar el color, solo tenemos que clicar en Restablecer y volverá a quedarse en blanco.
Combinaciones de teclas más usadas
Estas son las combinaciones de teclas que más se usan en las hojas de cálculo de Google
- Seleccionar columna: Ctrl + Espacio
- Seleccionar fila: Shift + Barra espaciadora
- Seleccionar todo: Ctrl + a
- Deshacer: Ctrl + z
- Rehacer: Ctrl + y
- Buscar: Ctrl + f
- Buscar y sustituir: Ctrl + h
- Rellenar el intervalo: Ctrl + Intro
- Rellenar hacia abajo: Ctrl + d
- Rellenar hacia la derecha: Ctrl + r
- Guardar: Ctrl + s
- Abrir: Ctrl + o
- Imprimir: Ctrl + p
- Copiar: Ctrl + c
- Pegar: Ctrl + v
- Pegar solo los valores: Ctrl + Shift + v
- Mostrar las combinaciones de teclas comunes: Ctrl + /
- Cortar: Ctrl + x
- Insertar hoja nueva: Shift + F11
- Buscar en los menús: Alt + /
- Ocultar controles: Ctrl + Shift + f
- Activar o desactivar las herramientas de introducción de texto: Ctrl + Shift + k
- Seleccionar herramientas de introducción de texto: Ctrl + Alt + Shift + k
Trabaja en remoto y con compañeros
Por supuesto, Google Sheets es una de las mejores aplicaciones de hojas de cálculo para que puedas hacer tus propios libros de contabilidad o proyectos de cálculo de manera rápida y gratis. Esto es muy interesante para todos los usuarios, pero lo cierto es que tienes la oportunidad de mejorar esa hoja de cálculo gracias a dos funciones muy importantes. La primera es que si tienes conexión a Internet podrás trabajar con esa hoja desde donde tú quieras y con el dispositivo que tengas más a mano, aunque te recomendamos un ordenador.
La otra función es la de invitar a otros usuarios participantes a trabajar con tu hoja de cálculo. Si tienes una cuenta de Gmail, podrás invitarlos para que toquen todas las celdas que necesiten para mejorar o trabajar con él también en remoto. Además, se pueden conectarse varios usuarios a la vez, aunque es importante establecer ciertas normas con las que no se borren datos y las fórmulas funcionen correctamente. De lo contrario puede ser un verdadero caos.
