Microsoft nos ofrece diferentes maneras de trabajar con su suite Office: aplicaciones de escritorio, apps móviles o versión web. Existen algunas diferencias notables entre estas versiones y lo ideal es que las conozcamos para saber si cada una de ella se adapta a nuestras necesidades.
Office versión escritorio: Office 365 y Office 2016
Esta es la versión más completa de todas y la que casi todos conocemos desde hace ya varios años, ya que la inmensa mayoría trabajamos con ella. Podemos encontrarla de dos maneras diferentes:
- Office 365 – Es el modelo de más reciente aparición y se basa en la suscripción: pagamos una tarifa (mensual o anual) y tendremos el paquete completo de Office, actualizaciones incluidas, mientras paguemos. Esta versión posee algunos beneficios adicionales como almacenamiento en OneDrive, minutos para llamadas en Skype y acceso a las aplicaciones móviles de Office para que podamos consultar nuestros archivos desde el smartphone o la tablet. Tendremos los siguientes programas completos: Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Publisher y Access.
- Office 2016 – La “tradicional”: compramos una licencia y la poseemos con un solo pago, aunque no podremos «actualizarnos» a una nueva versión. Como el anterior, posee los programas en su versión completa, aunque no tantos: Word, Excel, PowerPoint y OneNote.
Office 365 Online
Es la versión gratuita de Office y nos permite consultar y editar documentos en nuestro navegador web de las aplicaciones más comunes: Word, Excel, PowerPoint y OneNote. No necesitaremos ninguna suscripción ni pago, aunque sí requiere que iniciemos sesión con una cuenta de Microsoft, totalmente gratuita. La mayor diferencia con la versión de escritorio es, obviamente, que no tendremos acceso si no tenemos conexión.
Es cierto que cada vez que te compras un dispositivo con el sistema operativo de la marca, Microsoft puede darte la oportunidad de trabajar con su software ofimático durante unos meses, por lo que te instamos a que le eches un vistazo para comprobar cuál de las versiones es la que más se ajusta a tus necesidades. De hecho, tienes la oportunidad de comprar una versión vitalicia por un módico precio si eres de los que trabajan en local, por lo que no dudes en consultar la página de la marca si lo que quieres es algo permanente y no depender de los pagos mensuales.
¿Me bastará con la versión web?
Pues depende. Sin olvidarnos de la imprescindible conexión a Internet, los diferentes programas de Office no son tan completos como su versión de escritorio:
- Word – No podremos crear o aplicar estilos (dando error si queremos consultar un archivo que los posea previamente), tampoco podremos crear citas, bibliografías o tablas de contenido. Y, por último, no tendremos acceso a las herramientas avanzadas de revisión o diseño.
- Excel – De forma similar a lo que ocurría con Word, no podremos crear tablas dinámicas ni acceder a fórmulas avanzadas, ni aplicar formatos como el condicional y, por supuesto, no podremos crear conexiones y referencias externas.
- PowerPoint – Podremos crear presentaciones sencillas, pero que carezcan de animaciones diseñadas por nosotros, ni encabezados o pies de página, ni integrar gráficas de Excel, además de no poder utilizar herramientas avanzadas de diseño o revisión.
- OneNote – Aquí no podremos editar archivos incrustados ni usar el OCR (Reconocimiento gráfico de caracteres), ni integrar las tareas con Outlook.
Estas son las diferencias principales, existen algunas funciones menores que tampoco tendremos a nuestra disposición y cuya lista completa podemos consultar en la página de Microsoft.
Si, Microsoft 365 es lo mismo que Office
Puede que hayas notado algún que otro cambio en las filas de Microsoft y que Office ha desaparecido. Lo cierto es que la compañía de Redmond está haciendo cambio constantemente para ofrecer más y mejores productos, y uno de los cambios más importantes de los últimos años tiene que ver con esta modificación en el nombre del famoso paquete ofimático. Y es que desde el 2022, la compañía llama al conjunto de sus aplicaciones pensadas para el trabajo con el mismo nombre que la compañía.
Por supuesto, si buscas por Office, la web de la firma y cualquier persona te va a entender a qué te refieres, pero lo cierto es que será cuestión de tiempo acostumbrarnos al nuevo nombre. La gran pregunta es si trae alguna novedad más allá de una nueva nomenclatura y lo cierto es que sí. Entre ellas, la gran invitada es la inteligencia artificial que llega de la mano de Copilot. Esta nueva herramienta hará que sea mucho más sencillo utilizar todos y cada uno de los programas que tenga tu suscripción.
Su integración será paulatina, por lo que si todavía no gozas de sus servicios es porque todavía no se ha completado su despliegue en todo el mundo. Además, llegará incluida en Windows 11 para ayudarte con las tareas propias del sistema operativo, aunque donde brilla es en Microsoft Edge. Resulta que la firma ha implementado la inteligencia artificial en el navegador para dotarlo de una forma más rápida y sencilla de usar el programa de Bing que, por si no lo sabías, funciona gracias a ChatGPT en su interior y lo puedes usar de manera gratuita y sin gastar una pestaña más en tu navegador.
Entonces… ¿Qué versión de Office debería usar?
Pues la que mejor se ajuste a nuestras necesidades: Si estamos seguros de disponer de una conexión a internet cuando la necesitemos, y no precisamos de avanzadas herramientas de edición, la versión web nos puede bastar, ya que podremos realizar lo básico en un documento de texto o una hoja de cálculo, por ejemplo.
Si, por el contrario, necesitamos tener siempre a mano nuestros archivos de Office para poder editarlos de la manera más completa (y profesional) posible, deberíamos optar por una de las versiones de escritorio, más aún si no disponemos de conexión a Internet siempre que queramos. Y eso contando con que no necesitemos el resto de beneficios de esta versión: más programas, almacenamiento en la nube, minutos de Skype, etc.
Pero claro, aquí hay otra opción importante que es la versión web. Y es que, como te hemos comentado antes, tiene todo lo bueno del paquete ofimático pero en su justa medida. Es decir, tienes la opción de usar Word, Excel y PorwerPoint sin gastar un céntimo y desde la nube, por lo que todo aquel que comparta archivos contigo mediante OneDrive puede estar tranquilo de que tú también puedes trabajar en remoto con el mismo documento colaborativo.
La parte mala es que al no tener una versión local, la aplicación se queda en lo más básico, por lo que no puedes instalar nuevas fuentes ni tampoco crear o trabajar con un documento a menos que tengas conexión a Internet, por lo que no puedes hacer nada a menos que utilices tu smartphone y la app correspondiente para trabajar y siempre y cuando tengas cobertura para trabajar. Esto por no hablar de una mejor integración con Copilot, la IA de la firma que ha demostrado ser de gran utilidad en múltiples situaciones. Cada vez será más necesaria en el futuro, por lo que es importante tener en cuenta esta característica para trabajar en el futuro.
En definitiva, las dos opciones tienen una parte buena y una mala, pero lo mejor es que Microsoft te aporta mucha flexibilidad en todas las situaciones, además de darte opciones gratuitas para todos los usuarios, independientemente del presupuesto que tengan.
