Microsoft nos ofrece diferentes maneras de trabajar con su suite Office: aplicaciones de escritorio, apps móviles o versión web. Existen algunas diferencias notables entre estas versiones y lo ideal es que las conozcamos para saber si cada una de ella se adapta a nuestras necesidades.
Office versión escritorio: Office 365 y Office 2016
Esta es la versión más completa de todas y la que casi todos conocemos desde hace ya varios años, ya que la inmensa mayoría trabajamos con ella. Podemos encontrarla de dos maneras diferentes:
- Office 365 – Es el modelo de más reciente aparición y se basa en la suscripción: pagamos una tarifa (mensual o anual) y tendremos el paquete completo de Office, actualizaciones incluidas, mientras paguemos. Esta versión posee algunos beneficios adicionales como almacenamiento en OneDrive, minutos para llamadas en Skype y acceso a las aplicaciones móviles de Office para que podamos consultar nuestros archivos desde el smartphone o la tablet. Tendremos los siguientes programas completos: Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Publisher y Access.
- Office 2016 – La “tradicional”: compramos una licencia y la poseemos con un solo pago, aunque no podremos “actualizarnos” a una nueva versión. Como el anterior, posee los programas en su versión completa, aunque no tantos: Word, Excel, PowerPoint y OneNote.
Office 365 Online
Es la versión gratuita de Office y nos permite consultar y editar documentos en nuestro navegador web de las aplicaciones más comunes: Word, Excel, PowerPoint y OneNote. No necesitaremos ninguna suscripción ni pago, aunque sí requiere que iniciemos sesión con una cuenta de Microsoft, totalmente gratuita. La mayor diferencia con la versión de escritorio es, obviamente, que no tendremos acceso si no tenemos conexión.
¿Me bastará con la versión web?
Pues depende. Sin olvidarnos de la imprescindible conexión a Internet, los diferentes programas de Office no son tan completos como su versión de escritorio:
- Word – No podremos crear o aplicar estilos (dando error si queremos consultar un archivo que los posea previamente), tampoco podremos crear citas, bibliografías o tablas de contenido. Y, por último, no tendremos acceso a las herramientas avanzadas de revisión o diseño.
- Excel – De forma similar a lo que ocurría con Word, no podremos crear tablas dinámicas ni acceder a fórmulas avanzadas, ni aplicar formatos como el condicional y, por supuesto, no podremos crear conexiones y referencias externas.
- PowerPoint – Podremos crear presentaciones sencillas, pero que carezcan de animaciones diseñadas por nosotros, ni encabezados o pies de página, ni integrar gráficas de Excel, además de no poder utilizar herramientas avanzadas de diseño o revisión.
- OneNote – Aquí no podremos editar archivos incrustados ni usar el OCR (Reconocimiento gráfico de caracteres), ni integrar las tareas con Outlook.
Estas son las diferencias principales, existen algunas funciones menores que tampoco tendremos a nuestra disposición y cuya lista completa podemos consultar en la página de Microsoft.
Entonces… ¿Qué versión de Office debería usar?
Pues la que mejor se ajuste a nuestras necesidades: Si estamos seguros de disponer de una conexión a internet cuando la necesitemos, y no precisamos de avanzadas herramientas de edición, la versión web nos puede bastar, ya que podremos realizar lo básico en un documento de texto o una hoja de cálculo, por ejemplo.
Si, por el contrario, necesitamos tener siempre a mano nuestros archivos de Office para poder editarlos de la manera más completa (y profesional) posible, deberíamos optar por una de las versiones de escritorio, más aun si no disponemos de conexión a Internet siempre que queramos. Y eso contando con que no necesitemos el resto de beneficios de esta versión: más programas, almacenamiento en la nube, minutos de Skype, etc.
