Metodología japonesa para mejorar tu espacio de trabajo

Mesa. Silla. Ordenador. Teclado y ratón. Altavoces y/o auriculares. Alfombrilla. Teléfono. Taza de café o jarra de agua. Algún cuaderno y bolígrafo. Puede que incluso alguna impresora o disco duro externo. Y, seguramente, algún lío de cables.

El espacio de trabajo, ya sea en tu casa o en la oficina, tendrá muchos de estos componentes. Puede que, además, cuentes con algún ladrón de USB para mejorar la conectividad, que dispongas de varias memorias USB portátiles y algún cargador que otro.

Todos hemos visto fotos de espacios de trabajo que son pura envidia de lo pulcros y ordenados que son, transmitiendo una sensación de calma y tranquilidad. Pero mantener ese orden no siempre es fácil.

Limpieza, organización y mantenimiento

Desde Japón nos llega una propuesta metodológica conocida como 5S, que se resume en que, para tener un espacio de trabajo productivo, este entorno debe ser un lugar limpio, bien organizado y bien mantenido.

El nombre de la metodología proviene de las cinco palabras japonesas que describen los pasos necesarios para optimizar un espacio de trabajo:

  1. «Clasificar» (seiri): significa revisar todos los elementos presentes en el lugar de trabajo (herramientas y equipos, materiales o muebles) y clasificarlos para facilitar su búsqueda. Las cosas que no pertenecen a este contexto deben eliminarse.
  2. «Poner en orden» (seiton): cada artículo del espacio de trabajo pertenece a la mejor ubicación según la frecuencia o el tipo de uso.
  3. «Brillo» (seisō): comienza con la limpieza física del espacio, pero se extiende al mantenimiento regular del equipo para que todo en el lugar de trabajo esté en buen estado de funcionamiento.
  4. «Estandarizar» (seiketsu): deben crearse procedimientos, responsabilidades, rutinas diarias y listas de verificación para respaldar el sistema.
  5. «Sostener» (shitsuke): se refiere a todas las acciones y actividades precisas para garantizar que se siga el enfoque de las 5S a largo plazo. Esto es, capacitación, auditorías regulares, tener circuitos de retroalimentación abiertos a ideas de mejora son formas de asegurar las 5S a largo plazo éxito.

Tu espacio de trabajo también es tu escritorio digital

Seguramente habrás oído a más de un administrador de sistemas decir que no deberías dejar nada en el escritorio de tu ordenador, ni documentos ni accesos directos a aplicaciones o carpetas.

Aunque pueda parecer que no, tiene su razón de ser. Y es que debemos aplicar esta misma metodología 5S tanto en espacios físicos como en digitales.

Por ejemplo, se recomienda que los empleados solo tengan instaladas aquellas aplicaciones que de verdad van a necesitar y a utilizar. Lo mismo aplica a ti como usuario particular. Sí, puede que una suite venga con muchos programas, pero deberías instalar solo aquellos que realmente vas a usar. Además, es útil que tengas a mano la información de soporte, sobre todo por si tienes que pedir ayuda con algún tema. Tener estos contactos a mano y ordenados también te facilitará las tareas.

Cómo aplicarlo en tu ordenador

Para tener un espacio de trabajo digital lo más ordenado y confortable posible, quizá lo mejor que es repliquemos las 5S en las que se basa esta metodología y las adaptemos a nuestro mundo digital:

  1. Ordenar o eliminar programas, aplicaciones y archivos del escritorio que simplemente ya no usemos. Una vez que hagas un inventario de todo lo que realmente necesitas, igual te sorprende la cantidad de aplicaciones de las que te puedes deshacer.
  2. Pon en orden o asigna un lugar para todos esos programas, aplicaciones y archivos que usas a diario. Organiza tus archivos en carpetas por tema, departamento, proyecto o mes y año fiscal.
  3. Conserva la unidad de disco y el escritorio de tu ordenador limpios y ordenados. Desactiva todas las notificaciones que recibas de Facebook, Twitter, fuentes de noticias, su bandeja de entrada personal, etc.
  4. Estandariza manteniendo las unidades de escritorio y los archivos compartidos con un nombre y almacenamiento consistentes.
  5. Sobre todo, sigue todas estas prácticas organizacionales y de desempeño para que puedas continuar prosperando y triunfando en los años venideros.

Mucho más que orden

Como decíamos antes, además de esa sensación de paz que pueden transmitir los espacios ordenados y austeros, tener un espacio de trabajo que cumpla las 5S puede darnos otros beneficios, como evitar errores, hacer las tareas más rápidas, tener más seguridad y, por tanto, reducir costes al ahorrar tiempo.