Tu trabajo se va a volver ‘agile’, aunque no sepas lo que significa

La metodología agile está ganando fuerza en todo el mundo. España no es una excepción. Según un reciente estudio de Whitelane Research y la consultora de estrategia Quint, el 52% de las grandes empresas españolas ya usan agile en su gestión diaria. Son más de la mitad, y hemos superado el punto de inflexión.

Lejos de ser un objeto que podamos adquirir e instalar en una empresa, lo cierto es que esta metodología consiste en un cambio cultural bastante fuerte. Quizá por eso ha tardado más de dos décadas en superar la meta del 50%, y por ello las pymes aún no aplican su metodología. Ah, sí: agile no se basa en post-its.

¿Qué es la metodología ‘agile’?

La metodología agile nace de un manifiesto escrito en 2001. Aunque el ‘Manifesto for Agile Software Development’ se refería principalmente al software, su filosofía empezó a usarse también en otro tipo de entornos productivos. Es importante destacar que no es un programa, ni una marca: es una forma de abordar la gestión del trabajo con el objetivo de mejorar los procesos de trabajo.

Por lo tanto se trata de una serie de pautas generalistas (y algo ambiguas, dadas a la interpretación), que pueden aplicarse a casi todas las organizaciones en diferentes escalas con el objetivo de hacer los procesos más fluidos. Así se reducen costes y se aumenta la calidad del producto o servicio. Y lo hacen a través de varios conceptos clave o “principios”.

Los principios del ‘agile’

agile trabajo en equipo empresas

El agile original incorporaba doce principios, aunque no aplicables hoy día tal y como fueron redactados. Sobre ellos podemos decir que la mejora continua, la reducción a la forma más simple de organización o la iteración de tareas son algunas de sus pautas clave. Hoy se destacan:

La adaptabilidad y flexibilidad. Con la metodología agile hemos de estar abiertos a cambiar no solo el proceso, sino también el producto o servicio que damos. Para ello se pueden dar pequeños pasos incrementales en lugar de replantearlos de cero.

Mejora continua mediante iteracciones. La iteración es un concepto matemático que representa la convergencia a medida que realizamos ciclos sobre una fórmula. Traducido a empresas implica cambiar levemente los procesos de modo tal que, al final, demos con el ciclo óptimo.

Estos dos principios recogen un tercero que es la inspección frecuente del proceso. Parte de la base de que mejorar este último de forma gradual da mejores resultados que idear uno nuevo de la nada y aplicarlo.

¿Para qué sirven estas metodologías?

En líneas generales, aportan mucha flexibilidad si se utilizan bien. Esto último es importante. Si por aplicar una metodología agile en busca de la flexibilidad usamos un chat mediante el cual perdemos trazabilidad e información, y esto afecta negativamente a la producción, no estamos usando bien el agile.

En otras palabras, el agile no es un paquete de productos o servicios que puedas comprar y usar plug&play. Si tenemos en nuestra empresa un problema de organización, un tablero kanban no va a solucionarlo. Pero sí podemos usarlo como herramienta de trabajo que facilite el organizarnos mejor.

agile tablero kanban empresas

Además de ser más flexible, el agile busca que las empresas sean más rápidas. Si estamos desarrollando un producto, por ejemplo, hemos de estar abiertos a que un nuevo estudio de mercado lo cambie y la cadena de producción ha de ser lo suficientemente flexible como para admitir este cambio.

Esto facilita a las empresas el poder acelerar algunos desarrollos estableciendo pruebas de calidad en cada fase del proceso, así como tomando decisiones sobre el siguiente paso una vez hayan sido superadas. Diseñar en detalle un proceso de siete pasos supone una pérdida de tiempo si hay un fallo en el segundo punto.

Podríamos sintetizar que esta forma de trabajo busca un mayor beneficio a costa de eliminar la burocracia, poner en primer plano la relación entre personas, colaborar de forma más estrecha con el cliente o planificar de forma flexible.

Cómo se utiliza ‘agile’ en las empresas

El tablero kanban, el clásico tablero con listas de tareas por hacer, lista de tareas en marcha y lista de tareas finalizadas, es una herramienta frecuente en agile. Facilita seguir un proceso mediante el cual nos centramos en una única tarea, y solo saltamos a la siguiente si esta está terminada. Además, puede volver al panel si la calidad no es suficiente o si se replantea el proceso.

Las reuniones a primera hora de la mañana, o a última de la tarde, son una forma de asignar prioridades y fomentar la flexibilidad. De este modo todos los involucrados saben qué han de hacer. Aquí el rol de coordinador es básico.

El control de la calidad total (TQM), combinado con estrategias de just in time, el método de mejora continua kaizen y la Teoría de las Restricciones (TOC) se combinan, junto a la reingeniería de procesos, en herramientas lean. En esencia, esta herramienta, para la que existe software especializado, nos permite reducir costes debido a mejorar plazos de entrega y evitar fallos de calidad.

Lo cierto es que no hay una forma única de aplica agile a una empresa, como no hay una forma de hacerla medioambientalmente responsable. El agile es más una filosofía con meta en la optimización que una forma de trabajo que uno pueda llevar de una empresa a otra.

 

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