¿Por qué el email va a seguir usándose en el futuro?

¿Sabías que el primer email se envió en 1971? El programador Raymond Tomlinson trabajaba en un laboratorio y consiguió enviar el correo electrónico a una distancia de 1,5 metros.

Mucho ha llovido desde entonces, pero el email se resiste a morir. Es demasiado útil y sus ventajas superan a otros canales. En este artículo nos centraremos en ellas, defendiendo al ya maduro correo electrónico.

Slack, WhatsApp, Trello… hay un universo enorme de medios que tratan de lidiar contra el email para desbancarlo como herramienta principal en la comunicación de negocios. Pero el correo electrónico, a pesar de ser de otra época, es resiliente. ¿Por qué el email va a seguir usándose en el futuro?

El correo apenas ha cambiado en cuatro décadas

Si 1971 fue el año en que se envió el primer email, 1992 fue el año en que se envió el primer adjunto en un correo electrónico. En realidad fueron dos archivos: una fotografía de cuatro “señores cantando” y una canción escrita e interpretada por ellos mismos. Fueron los pioneros del sistema MIME.

La canción, titulada “déjame enviarte un email” y que puedes encontrar arriba, marcó un antes y un punto de no retorno para la informática. Ahora que era posible enviar algo más que texto, la estructura del email estaba completa. Han pasado casi tres décadas y los correos apenas han cambiado.

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El protocolo TCP/IP sigue siendo el mismo y, aparte de algunas capas de seguridad, encriptación y mejora en la visualización (ahora es más bonito), todo sigue más o menos como en 1991. Alguien te envía un email, que aparece en tu bandeja de entrada, y haces clic para abrirlo y leerlo. Fácil. Sin adornos.

Los nuevos canales de interrupción comunicación

Con la llegada del email muchos trabajadores respiraron tranquilos. El teléfono (alámbrico por aquel entonces) que les anclaba a la mesa ya no era tan importante. Ahora los emails llegaban y se quedaban en la bandeja de entrada sin necesidad de ser leídos en el acto. El teléfono, por contra, interrumpía.

Décadas más tarde, en teoría para mejorar la fluidez de la comunicación, aparecieron aplicaciones como WhatsApp o Slack. Sin embargo, estas partían de la base de la comunicación a caballo entre la llamada y el email. Nadie solicita la contestación inmediata, pero es lo que se espera de la aplicación.

Además, las notificaciones del teléfono móvil tienden a generar una elevada “fricción tecnológica”, como la llama Rand Hindi, científico a favor de las notificaciones inteligentes. Hemos hablado en alguna ocasión sobre la crítica de Amber Case a “la tecnología del ahora mismo” y el problema de no desconectar.

Llamadas, correos electrónicos y WhatsApps

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Pongamos el ejemplo de alguien con un mensaje. Por ejemplo, “Afíliate a Greenpeace” usando varios canales de comunicación diferentes:

Si te llaman, te interrumpen sin importar lo que estés haciendo. Incluso cuando uno es socio de una ONG ambientalista puede irritar el ser interrumpido. Además, te hace perder dinero.

Según varios estudios, del que destacamos ‘El coste del trabajo interrumpido’, de Gloria Mark y Daniela Gudith, cuando a uno le interrumpen tarda más de 20 minutos en volver a concentrarse.

Si te envían un WhatsApp o mensaje de Slack, la interrupción depende de cómo tengas programadas las notificaciones. Estos programas, tanto para PC como para móvil se usan mucho cuando el emisor busca una respuesta rápida. Y el doble check azul del WhatsApp apremia a contestar.

Pero, ¿y si el receptor no tiene tiempo o no quiere contestar en el momento? En ese caso la comunicación se desplaza “hacia arriba” a medida que otros usuarios hacen uso del mismo chat. La información no está accesible fácilmente: en WhatsApp tenerla almacenada ralentizará el móvil y en Slack costará dinero.

Si te envían un email también puede haber interrupción, especialmente si configuras PC y móvil para que avisen. Sin embargo, aporta diferentes ventajas frente a los otros dos medios.

Empezando por la fluidez en las búsquedas y la posibilidad de localizar un elemento pasado sin tenerlo en el dispositivo: la mayoría de los proveedores de correo (Gmail, Apple, Microsoft…) no cobran por el almacenamiento a menos que usemos una gran cantidad de espacio.

Pero también la posibilidad de disponer de una bandeja de entrada con ítems en lugar de muchos chats (carpetas) con frases que llaman tu atención. Cinco mensajes por WhatsApp en cinco conversaciones diferentes implica acceder a esos cinco espacios y extraer uno a uno la información que nos interesa, desechando aquella que no vaya para nosotros. En el email, todo se encuentra en la misma frontal salvo que decidamos lo contrario.

Usar el correo electrónico, ¿cuestión de educación?

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En el ámbito laboral hemos pasado de las llamadas a quemarropa al envío de un correo electrónico para concertar una llamada. La primera, como hemos dicho antes, interrumpe y nos hace perder la concentración. La segunda elimina la urgencia en responder y nos permite seguir trabajando.

Cuando llamamos, obligamos a que la otra persona deje lo que está haciendo para atendernos. Se fuerza a la otra personas a interactuar contigo en tiempo real. Y algo similar ocurre con los mensajes de chat si esperamos una rápida respuesta. Recordemos que “a Cervantes el WhatsApp le volvía loco”.

El email, por contra, traslada la urgencia por contestar al receptor, que puede posponerlo a un momento más oportuno. Es decir, el email es un sistema no invasivo frente a otros más antiguos o modernos. Quizá esta posibilidad ha hecho que el email apenas se haya renovado, frente a una tecnología con fricción que prioriza el “ahora mismo” como modo estándar de comunicación.

Dicho todo esto, los entornos empresariales tienen ámbitos de actuación muy diferentes. Hay empleos que requieren descolgar rápidamente el teléfono y otros que apenas necesitan interacción en tiempo real. Saber elegir qué canal es el más indicado es importante a la hora de trabajar.

 

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Imágenes | iStock/MissTuni, iStock/grebeshkovmaxim, iStock/champja

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